Informativa privacy ed icone: la proposta (intelligibile) del nuovo Regolamento europeo

L’art. 12 del nuovo Regolamento (UE) 2016/679, rubricato “Informazioni, comunicazione e modalità trasparenti per l’esercizio dei diritti dell’interessato”, impone al Titolare del trattamento di adottare le misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni e le comunicazioni relative al trattamento in forma (1) concisa, (2) trasparente, (3) intelligibile e (4) facilmente accessibile, utilizzando un linguaggio semplice e chiaro. In sostanza, l’Interessato deve essere messo nella condizione di poter comprendere sempre come saranno trattati i suoi dati personali.

Le informazioni devono essere fornite per iscritto o con altri mezzi, anche elettronici. Se richiesto dall’Interessato, le informazioni possono essere fornite oralmente, purché venga comprovata con altri mezzi l’identità dell’interessato.

L’importanza dell’informativa

Per informativa si intende quell’insieme di informazioni che il titolare del trattamento è tenuto a fornire ad ogni interessato, verbalmente o per iscritto. L’informativa fornisce al soggetto interessato informazioni fondamentali, come:

(1)   Quali sono gli scopi e le modalità del trattamento;
(2)   Se l’interessato è obbligato o no a fornire i dati;
(3)   Quali sono le conseguenze se i dati non vengono forniti;
(4)   A chi possono essere comunicati o diffusi i dati;
(5)   Quali sono i diritti riconosciuti all’interessato;
(6)   Chi sono il titolare e l’eventuale responsabile del trattamento;
(7)   Dove sono raggiungibili questi soggetti.

Icone come informative minime

Già in passato, l’autorità Garante per la protezione dei dati personali si è impegnata – all’evidente scopo di agevolare la comprensione immediata delle informative – nel mettere a disposizione alcune immagini standardizzate. La più nota è, indubbiamente, l’icona relativa agli impianti di videosorveglianza. In tal modo, il Garante ha individuato un modello semplificato di informativa “minima”, riportato nel fac-simile di fianco.

Le nuove icone privacy

Il considerandum n. 60 del nuovo Regolamento (UE) 2016/679 specifica che «i principi di trattamento corretto e trasparente implicano che l’interessato sia informato dell’esistenza del trattamento e delle sue finalità» e che «il titolare del trattamento dovrebbe fornire all’interessato eventuali ulteriori informazioni necessarie per assicurare un trattamento corretto e trasparente». In tale direzione si inserisce la possibilità, riservata al Titolare, di fornire le informazioni dovute «in combinazione con icone standardizzate, in modo da dare, in modo facilmente visibile, intelligibile e chiaramente leggibile, un quadro d’insieme del trattamento previsto». In tal senso si esprime anche l’art. 12, co. 7.

La proposta di Jan Philip Albrecht

Quando il testo del Regolamento è “uscito” dal Parlamento europeo, ad esso si accompagnava un allegato (particolarmente interessante), che offriva un’informativa iconica.

Ecco le icone proposte afferenti all’informativa. Accanto ad ogni icona, nell’apposito spazio, in nella colonna di destra, a seconda del tipo di trattamento posto in essere dal Titolare, avrebbe dovuto essere inserito l’apposito contrassegno.

La proposta, purtroppo, è stata eliminata dalla versione definitiva del Regolamento.

Di certo è possibile per le aziende studiare delle informative chiare, anche iconografiche e facilmente intellegibili, soprattutto se gli “interessati” sono persone di provenienza nazionale diversa, che adottano idiomi diversi, onde evitare di dover declinare le informative in lingue differenti.