Chi sono gli incaricati al trattamento dei dati

Gli incaricati al trattamento dei dati personali rappresentano figure chiave nel contesto della protezione dei dati personali.

Tra le righe del GDPR, non troviamo una definizione esplicita di “incaricato del trattamento”. Tuttavia, l’articolo 29 fornisce indicazioni importanti, affermando che «Il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri».

Al contrario, il Codice Privacy, aggiornato dal D. lgs 101/2018, introduce chiaramente la figura del soggetto designato all’art. 2 quaterdecies, D.lgs. n. 196/2003, prevedendo che «Il titolare o il responsabile del trattamento possono prevedere, sotto la propria responsabilità e nell’ambito del proprio assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la loro autorità».

Indipendentemente dalla terminologia utilizzata – incaricato, designato o autorizzato – ci si riferisce ad un soggetto che svolge materialmente le operazioni di trattamento dei dati personali. Si tratta, quindi, di dipendenti, tirocinanti, stagisti e ogni altra figura che il Titolare o il Responsabile del trattamento autorizza a trattare i dati sotto la propria autorità.

Designazione e istruzioni operative

Nei confronti della figura dell’incaricato al trattamento, il GDPR non impone un obbligo di nomina formale; tuttavia, ciò che è fondamentale è fornire agli incaricati istruzioni operative relative alle attività di trattamento da svolgere.

È opportuno predisporre un documento di delega al trattamento che contenga informazioni dettagliate in merito a compiti assegnati, vincoli di riservatezza, limitazioni di accesso e obblighi di comportamento in termini di sicurezza. Nello specifico e a titolo non esaustivo, è importante che ciascun incaricato:

• Acceda ai soli dati personali la cui conoscenza sia strettamente necessaria per l’espletamento delle mansioni assegnate;
• Operi in modo tale che siano esclusi rischi di perdita o distruzione dei dati, di accesso non autorizzato e di operazioni di trattamento non consentite;
• Custodisca con la massima diligenza i dati cartacei e digitali;
• Garantisca l’applicazione delle misure di sicurezza individuate dal Titolare e dal Responsabile del trattamento;
• Comunichi tempestivamente qualsiasi evento che possa configurare una violazione di dati, nonché qualsiasi richiesta di esercizio dei diritti degli interessati e supporti il Titolare del trattamento in tutte le operazioni necessarie per far fronte ai suddetti eventi e richieste.

Responsabilità e formazione

Il GDPR promuove un approccio di responsabilità e responsabilizzazione per tutti i soggetti che trattano dati personali e, in tal senso, è fondamentale che i Titolari e i Responsabili del trattamento vengano supportati da personale e collaboratori adeguatamente formati. La formazione, infatti, non è solo un obbligo, bensì anche un elemento chiave per garantire che gli incaricati comprendano le proprie responsabilità.

Il Titolare e il Responsabile del trattamento sono anche tenuti a documentare la formazione erogata ai relativi incaricati attraverso la redazione di un percorso formativo, il rilascio di un registro presenze, la conservazione dei test di ingresso e uscita,  il rilascio di attestato.

Conclusione

In conclusione, gli Incaricati al trattamento dei dati personali rivestono un ruolo cruciale nella protezione dei dati personali. Sebbene il GDPR non fornisca una definizione formale di «incaricato», la normativa chiarisce l’importanza di fornire istruzioni operative chiare e dettagliate a chi si occupa della gestione dei dati, nonché una formazione continua, affinché si comprendano le proprie responsabilità e si agisca in modo appropriato.

Infatti, solo attraverso un approccio responsabile e ben strutturato, i Titolari e i Responsabili del trattamento possono garantire la sicurezza dei dati e proteggere i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, contribuendo così alla creazione di un ambiente di fiducia e rispetto della privacy.