Trattamento dati personali e privacy nelle scuole

In questi anni abbiamo seguito diversi istituti scolastici, di ogni ordine e grado, e numerosi sono gli aspetti che chiamano in causa la legge sulla privacy e il trattamento dei dati personali di studenti e famiglie. Di seguito alcuni spunti, non esaustivi, che vogliamo riportarvi.

Incaricati del trattamento dei dati degli alunni delle scuole

In primo luogo va necessariamente chiarito come tutti gli insegnanti (sia quelli principali che quelli di sostegno) siano degli “incaricati al trattamento” dei dati degli alunni. E’ necessario, quindi, procedere sempre alla loro nomina prima che prendano servizio. Lo stesso discorso vale per tirocinanti o insegnanti “temporanei”: pensate all’insegnante -anche genitore di un alunno- che tiene un corso di una materia (es. teatro) di poche ore all’anno.

Responsabili esterni nel trattamento dei dati degli alunni delle scuole

Non pochi possono essere i soggetti, esterni alla scuola, che devono trattare i dati degli alunni. Pensiamo all’esternalizzazione dei servizi mensa (potrebbero venire a conoscenza di informazioni legate ad intolleranze alimentari degli alunni) o pulizie, alla esternalizzazione di corsi particolari legati allo sport o altre attività (convenzioni con associazioni sportive, culturali, …) alle quali vengono passati i dati degli alunni. E’ necessario, quindi, effettuare un audit approfondito e stabilire delle procedure precise per evitare che la dinamicità dell’attività delle scuole  si dimentichi degli aspetti legati alla privacy.

Domanda di iscrizione a scuola

Le scuole raccolgono dai dati, normalmente, non dagli interessati (in quanto minori) ma da chi ne esercita la patria potestà, tipicamente in un modulo “Domanda di iscrizione” che dovrebbe essere oggetto di molta attenzione da parte delle scuole, e che, al contrario, è spesso sottovalutato. Chi compila la domanda di iscrizione è normalmente un genitore che, facendo le veci del minore, ne assume la funzione di “interessato” e firma il consenso relativo.

Le scuole raccolgono dati anagrafici inerenti l’alunno necessari per erogare il servizio scolastico ma, normalmente, non si limitano a questi. Spesso sono raccolti anche altri dati (nominativi, telefoni, mail, …) di altri soggetti che ruotano attorno agli alunni quali i dati dei genitori e/o di altri parenti (nonni, zii, …) o, in tempi moderni, del nuovo compagno/a del genitore.

Si fa notare come, una tale raccolta, necessita del consenso dell’interessato e richieda la sua firma per prova del suo consenso e di aver ricevuto l’informativa.

Dati inerenti la salute

Degli alunni, possono essere raccolte informazioni inerenti la salute (quali ad esempio patologie o allergie o intolleranze o la necessità di somministrare farmaci salvavita o la presenza di handicap, …). Tali informazioni devono essere gestite con maggior cautela per evitare spiacevoli conseguenze.

Altri dati degli alunni

La scuola, inoltre, potrebbe raccogliere, per i fini più vari, anche altri dati degli alunni, quali: l’origine razziale o etnica, la religione, lo stato finanziario della famiglia per i contributi scolastici, …

Gestione delle immagini e dei filmati

Sempre più, nelle scuole, si testimonia l’attività svolta effettuando fotografie o filmati. Ciò avviene in occasione di gite, manifestazioni, attività particolari… il consenso alla ripresa o alla fotografia deve essere espresso in modo chiaro dal genitore (o chi ne fa le veci) dell’interessato e tenuto in considerazione nel momento in cui si procede alla ripresa o alla fotografia. Va quindi comunicato a chi si occupa di tali attività. Si ricorda, inoltre, come è opportuno vietare l’utilizzo di device personali degli insegnanti (macchine fotografiche, telefonini o altro) per la ripresa e la fotografia degli alunni ma, al contrario, utilizzare sempre strumenti della scuola. Questo per evitare di lasciare tracce digitali (foto o filmati) su strumenti degli insegnanti, non ricompresi nel perimetro di sicurezza aziendale.

Voti on line e assenze via sms

Sempre più diffusa è la possibilità, per le scuole, di rendere fruibili alle famiglie i voti ricevuti dagli alunni tramite siti on line. In altri casi le scuole avvisano i genitori degli alunni con un SMS o con una mail quando gli stessi risultano assenti. Anche questi servizi devono essere gestiti tramite informative e consensi.

Utilizzo di internet a scuola

Alcune scuole si sono attrezzate con laboratori informatici avanzatissimi o con sistemi di tablet wi-fi dati in utilizzo agli alunni o in comodato d’uso (quindi anche con un utilizzo al di fuori delle mura scolastiche) agli alunni stessi.

Ciò significa, che, tramite device scolastici, utilizzando la connessione ad internet della scuola, gli alunni accedono ad internet oppure utilizzano strumenti web messi a disposizioni dalla scuola stessa (blog, mail, social network, …). E’ di fondamentale importanza che le scuole informino correttamente il genitore (o chi ne fa le veci) per avere dei consensi precisi e circonstanziati.

Come raccogliere i consensi dei genitori

La raccolta del consenso, specifico per ogni finalità sopra evidenziata, è un adempimento che sarebbe opportuno gestire in un unico punto di contatto: la domanda di ingresso. In questo modo è possibile razionalizzare e gestire in modo facile e veloce i consensi o i non consensi.

Per iniziare è necessario analizzare:

1. Le attività scolastiche,
2. I soggetti coinvolti nelle stesse (quanti sono i soggetti esterni all’Istituto a cui vengono nel corso degli anni passati i dati degli alunni o dei loro genitori/parenti?),
3. Gli strumenti utilizzati e puntare sulla formazione dei docenti e degli addetti amministrativi.

Infatti, per esperienza, durante i momenti di formazione, gli insegnanti sono i primi a comprendere quali delle loro attività non siano in linea con la norma e a evidenziare le problematiche relative.