Scuola e Privacy

È stata pubblicata, sul sito del Garante Privacy, la nuova guida sul trattamento dei dati personali applicabile alle istituzioni scolastiche,  pubbliche e private, in aggiornamento alla stessa già pubblicata nel 2016. Questa versione incorpora le novità previste nel GDPR così come gli ultimi provvedimenti del garante, applicabili all’attività formativa.

Di seguito, vi offriamo un riassunto sui principali argomenti trattati dal Garante:

• Trasparenza. La prima tematica esposta dal Garante corrisponde ad uno dei principi generali della protezione dei dati personali: la Trasparenza, ovvero, l’importanza di informare i soggetti interessati (dipendenti, alunni, parenti, ecc.), in modo semplice e chiaro, sulle modalità con cui vengono trattati i loro dati personali, per quali finalità (rapporto di lavoro, formazione, ricerca di tirocinio, ecc.), da parte di quali soggetti (personale ATA, docenti, servizio mensa, etc.) così com’altre informazioni essenziali per far capire come avviene il trattamento.
• Categorie particolari di dati degli alunni. Il Garante ricorda che questa tipologia di dati potrà essere trattata per finalità collegate al corretto svolgimento della formazione. Specifica infatti che i dati sulle origini razziali/etniche possono essere trattati per favorire l’integrazione degli alunni stranieri; i dati sulle convinzioni religiose possono essere gestiti per permettere la libertà di culto e le informazioni sullo stato di salute degli alunni possono servire per adottare misure di sostegno o ausilio adeguate, nonché la corretta gestione del rapporto educativo.

Oltre a quanto sopra, il Garante specifica che le informazioni idonee a rivelare la situazione economica delle famiglie degli alunni devono rimanere riservate. Di conseguenza, eventuali buoni pasto non possono avere colori differenziati in relazione alla fascia di reddito di appartenenza delle famiglie degli studenti beneficiari.

Buone prassi privacy

Vengono inoltre analizzate alcune situazioni per identificare i comportamenti che è necessario tenere:

• Iscrizione a scuole e asili. Le iscrizioni non possono contenere informazioni personali su questioni non pertinenti agli esclusivi scoppi di scrizione, come può essere la professione dei genitori; la richiesta di informazione particolare sull’alunno deve sempre rispettare l’integrità e riservatezza dei dati, come già stato previsto nella nota del Ministero dell’Istruzione de le merito del 30 novembre 2022.
• Temi in classe riguardanti alla vita degli alunni. Fermo restando l’obbligo di riservatezza degli insegnanti in qualità di professionisti, i docenti devono essere consapevoli che la discussione di determinati argomenti in classe, soprattutto se letti ad alta voce durante la lezione, può costituire un’intrusione nella vita privata di un alunno. È responsabilità del docente stesso evitare la diffusione di informazioni personali o di questioni familiari all’interno della comunità scolastica.
• Voti ed esami. La pubblicazione dei voti egli scrutini deve rispettare il regime stabilito dal Ministero dell’Istruzione.

Registro elettronico

Se la scuola ha in essere un registro elettronico, non potranno essere pubblicati online gli esiti degli scrutini, ma solamente l’indicazione “ammesso” e “non ammesso”. Inoltre, i voti ottenuti dall’alunno nelle diverse materie devono essere pubblicati nell’area riservata del registro elettronico, alla quale l’alunno o la sua famiglia possono accedere solo tramite una password personale.

Se la scuola non dispone di un registro elettronico, è consentita l’affissione di bacheche, ma non possono essere rese pubbliche, neppure indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute o altri dati personali non correlati. In particolare, non possono essere pubblicati in bacheca i risultati delle cosiddette “prove differenziate” sostenute dagli alunni con disabilità o disturbi dell’apprendimento (DSA).

Rischi delle nuove tecnologie

Il Garante, nella nuova guida, dedica un capitolo alla gestione del Cyberbullismo e di altri fenomeni ad alto rischio, coinvolgendo le istituzione scolastiche nella lotta contro queste nuovi rischi che possono avere effetti del tutto negativi sulla vita degli alunni.

Inoltre, ricorda la rilevanza del consenso informato degli interessati per la condivisione e pubblicazione di immagini, soprattutto per tutti quei contenuti che una volta condivisi rischiano di non essere più sotto il controllo dell’utente, mettendo a rischio la riservatezza delle persone riprese. L’argomento coinvolge ovviamente il mondo dei social network, ma anche sistemi di messaggistica istantanea come WhatsApp.

A questo proposito, occorre ricordare che anche le registrazioni di gite scolastiche e recite effettuate dai genitori, se riprendono alunni diversi dal proprio figlio, possono essere condivise solo se c’è il previo consenso degli interessati.

Per quanto riguarda invece la registrazione delle lezione, non è ammessa la videoregistrazione in cui si manifestano le dinamiche di classe, neanche qualora si utilizzino piattaforme per la didattica a distanza.

Didattica a distanza

Sebbene non sia necessario acquisire il consenso degli Interessati per l’utilizzo dei sistemi di formazione a distanza (nella misura in cui questi vengono utilizzati per le proprie finalità formative), gli Interessati devono essere informati sulle modalità di trattamento dei dati. Il linguaggio utilizzato deve essere semplice e comprensibile anche per i minori. Oltre a questo, le scuole devono tenere presente che se il fornitore della piattaforma può avere accesso ai dati personali dei minori coinvolti è sarà, quindi, necessario regolare contrattualmente il rapporto tra le parti e garantire che i dati siano utilizzati solo per scopi didattici.

Scuola e Intelligenza Artificiale: cosa sapere

Pubblicazioni online

Come ulteriore indicazione, viene definito che qualsiasi avviso/informazione disponibile sul sito web della scuola o sui social media deve essere di carattere generale.

A questo proposito, è opportuno segnalare che non è consentita la pubblicazione sul sito web della scuola dei dati relativi alla composizione delle classi, bensì è necessario utilizzare mezzi differenti che non prevedano la diffusione delle informazioni.  Per le classi prime si può utilizzare l’indirizzo e-mail fornito dalla famiglia al momento dell’iscrizione e, per le classi successive, l’area riservata del registro elettronico. In via eccezionale, potrebbe essere pubblicato nella bacheca della scuola.

Infine, gli elenchi degli alunni che usufruiscono del servizio di trasporto scolastico non possono essere pubblicati sul web o sui social media, in quanto ciò potrebbe mettere a rischio la loro sicurezza.

Scarica le linee guida complete del Garante “La scuola a prova di privacy – Vademecum ed. 2023”