Approvato il codice di condotta per il telemarketing

Lo scorso maggio il Garante ed altri rappresentanti del Telemarketing hanno intrapreso un percorso volto a perseguire la corretta applicazione del Regolamento e contrastare, quindi, le forme illecite di utilizzo di tali servizi.

Ad oggi Il Garante Privacy ha dunque approvato questo Codice che garantirà, ci auspichiamo, un’adeguata osservanza dei principi di cui all’art.5 del Regolamento, in riferimento al trattamento di dati personali per finalità promozionali mediante l’utilizzo del canale telefonico.

Come è strutturato il Codice di Condotta?

In primo luogo vengono specificate terminologie e ruoli all’interno del processo telefonico di marketing, per poi andare ad analizzare e definire quelli che sono ruoli e responsabilità delle singole figure presenti. Viene anche delineato ciò che non è regolamentato dal Codice: telefonate effettuate per verificare il grado di soddisfazione della clientela o per sondaggi e ricerche di mercato senza finalità commerciale e le modalità di contatto tramite canali diversi da quello telefonico.

Il documento viene suddiviso in 5 sezioni e 19 articoli, così esemplificati:

• Sezione I: definizioni, ruoli e responsabilità specificando che, a prescindere dalla provenienza dei dati, il soggetto che esegue direttamente o commissiona l’effettuazione, tramite canale telefonico, di campagne telemarketing e teleselling, agisce in qualità di titolare del trattamento;
• Sezione II: qui viene specificato quali obblighi e garanzie siano all’osservanza del titolare del trattamento, come porre attenzione alla scelta di partner commerciali anch’essi aderenti al Codice, predisporre una procedura per la gestione dei diritti degli interessati, procedura di data breach, confronto tra lista di contatti e black list, confronto delle liste di contatti con il registro delle opposizioni (RPO), predisposizione di piani formativi per il personale sul trattamento dei dati personali e adozione di specifiche e chiare informative da rilasciare al momento della raccolta dati. Vengono ribaditi obblighi per i fornitori, non solo connessi alla riservatezza della sfera personale, ma anche al rispetto di alcune clausole come: iscrizione al Registro degli operatori di comunicazioni-ROC, comunicare al Ministero del lavoro/Ispettorato/Garante in caso di delocalizzazione in un Paese extra EU, utilizzo di un codice prefisso apposito o numero privato purché iscritto al ROC.

Emerge, inoltre, l’obbligo di effettuare un’adeguata valutazione di impatto dei rischi che possano intaccare i diritti e le libertà degli interessati. Al termine della Sezione II viene raccomandata, ai titolari del trattamento, la nomina del Data Protection Officer.

• Sezione III: in primo luogo si fa riferimento alle modalità di utilizzo dei dati appartenenti a categorie particolari (art.9 del Regolamento) e alla loro conservazione, in secondo luogo si definisce lo script da mettere a disposizione per ogni singola campagna. Gli articoli 11 e 12 specificano Informativa e Consenso puntualizzando il concetto di semplicità e chiarezza. Nell’art.13 invece viene definita la trasmissione dei dati a terzi.
• Sezione IV: vengono definite le misure volte a garantire la correttezza dei trattamenti svolti della “filiera” del telemarketing, viene specificata la modalità di sistemi e strumenti automatizzati, viene apposto l’accento sul controllo dell’origine del contratto e viene definito quello che è l’Organismo di Monitoraggio, che verrà meglio approfondito sotto;
• Sezione V: viene delineata l’entrata in vigore del Codice, ossia 15 giorni dopo la pubblicazione in Gazzetta ufficiale specificando che, entro 6 mesi dall’entrata in vigore dello stesso, gli aderenti devono adottare le misure necessarie all’applicazione di tale Codice.

Nell’art.18 viene definita, come anticipato, la composizione dell’OdM (Organismo di Monitoraggio), ossia esterno alle Associazioni promotrici e composto da 9 componenti che sono individuati tramite candidature presentate dalle Associazioni. Per l’intera durata dell’incarico, che è quinquennale, le figure garantiscono i requisiti di onorabilità, indipendenza, imparzialità, competenza ed osservanza della protezione dei dati personali.

In conclusione, ci aspettiamo dunque che, il mondo del telemarketing e del teleselling, sia presto adeguato al Codice e che ognuno di noi venga tutelato in osservanza dei propri dati personali.