Green pass obbligatorio e privacy: cosa sapere

Green pass e Privacy: da giorni ormai non si parla d’altro e la deadline del 15 ottobre 2021 è ormai alle porte. Per tutti i lavoratori, sia del settore pubblico che privato, a decorrere da tale data scatta l’obbligo di verifica dei certificati verdi, così come previsto dal Decreto-legge n° 127 del 21 settembre 2021. Da tale adempimento ne deriva il fatto che il datore di lavoro, debba verificare il Green Pass a tutti coloro che svolgono la propria attività a qualsiasi titolo e che in virtù di ciò accedono ai luoghi di lavoro; tra le attività ricomprese vi sono anche quelle di formazione o di volontariato.

Successivamente il Decreto Capienze n°139 entrato in vigore il 9 ottobre 2021, ha previsto la possibilità per il datore di lavoro, per specifiche esigenze organizzative, di richiedere ai lavoratori prima del 15 ottobre, di essere informato su chi non sarà in possesso di una certificazione verde valida a decorrere da tale data.

Tale previsione normativa è volta a garantire l’efficace programmazione del lavoro; il datore di lavoro potrà avere così contezza di chi sarà in possesso o meno di tale certificazione, al fine di organizzare nel miglior modo possibile i turni di lavoro.

Per ottemperare a tale previsione i lavoratori sono, così, tenuti a rendere le comunicazioni con un preavviso necessario a soddisfare le già menzionate esigenze organizzative.

Ciò comporta che le aziende, entro quella data, debbano mettere a punto procedure che consentano di gestire in sicurezza le attività operative, secondo anche gli adempimenti previsti dalla legge privacy e tutela dei dati personali.

A tal proposito è necessario partire da una premessa: il controllo del Green pass, prevede un trattamento di dati personali, in quanto attraverso la verifica dello stesso è possibile visionare i dati identificativi del soggetto (nome, cognome e data di nascita della persona fisica oggetto di verifica).

Aspetti pratici e modalità di verifica

Come espressamente previsto dal Decreto-Legge sopra citato, è necessario predisporre una lettera di incarico ad hoc, così da designare formalmente coloro che fungeranno da “Controllori” del Green Pass. Tramite apposito incarico, tali soggetti riceveranno delle istruzioni relative alle modalità operative da seguire per effettuare tale verifica.

Attenzione, perché il Green Pass, deve essere sì verificato ma mai conservato. Perciò, il datore di lavoro, o il dipendente, per il tramite di apposita delega, non dovrà mai richiedere copie del green pass, siano esse in formato cartaceo o in formato digitale.

Il datore di lavoro entro il 15 ottobre 2021 dovrà definire le “modalità operative per l’organizzazione delle verifiche” determinando una procedura interna che stabilisca le operazioni di controllo della Certificazione verde.

Il Titolare, o chi da lui autorizzato, dovrà verificare esclusivamente la validità del certificato leggendone il QR Code con l’apposita applicazione “Verifica C19”, attualmente l’unica approvata dal Garante privacy, evitando l’utilizzo di lettori o app differenti da quest’ultima.

Aggiornamento del 13 ottobre 2021: a seguito di nuove indicazioni da parte della Presidenza del Consiglio si definisce la possibilità di introdurre nuovi strumenti di verifica oltre al C19. Leggere le FAQ del governo per maggiori dettagli

In caso di esibizione del formato cartaceo il consiglio è quello di ripiegare il foglio in modo da oscurare informazioni aggiuntive non pertinenti.

Nel Decreto-legge è prevista, inoltre, la modalità di verifica giornaliera dei green pass “a campione” ossia effettuata in un momento successivo all’accesso ai luoghi di lavoro, durante l’esercizio dell’attività lavorativa.

Non viene però specificata una percentuale di riferimento significativa: è opportuno quindi che, ove possibile, si proceda al controllo puntuale degli accessi.

Aggiornamento del 13 ottobre: il campione dovrà essere almeno il 20% dei lavoratori in servizio.

Obbligo di Green Pass ed eventuali esenzioni

Sottoposti all’obbligo di esibizione del Green Pass sono tutti quei soggetti, lavoratori del settore pubblico o privato, che a qualsiasi titolo svolgono la propria prestazione lavorativa. In particolare, ne è coinvolto, così come previsto dal Decreto-legge “chiunque svolge un’attività lavorativa nel settore privato” specificando che, detto obbligo, trova applicazione verso “tutti i soggetti che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato e che per svolgere dette attività, accedano a un luogo di lavoro anche sulla base di contratti esterni”.

Esenti da tale obbligo sono quei soggetti esclusi dalla campagna vaccinale e che presentano per tale ragione idonea certificazione medica.

Quali adempimenti privacy?

Partendo dal presupposto che la verifica del Green Pass comporta un trattamento di dati personali, diversi sono gli adempimenti privacy che debbono essere rispettati.

• E’ necessario procedere con l’aggiornamento del Registro dei trattamenti, predisposto ai sensi dell’art.30 del GDPR, indicando in modo puntuale i dettagli relativi al trattamento stesso.
• Predisporre un’apposita informativa privacy, così come previsto dall’art.13 del GDPR, che consenta agli interessati di conoscere le finalità di trattamento, la base giuridica nonché i diritti a loro riconosciuti e le modalità operative.
• Predisporre, come già detto in precedenza, apposita lettera di incarico per i soggetti designati. Qualora, invece, il soggetto designato alla verifica del Green Pass non sia un dipendente/collaboratore del titolare, ma un esterno, che lavora per conto di una società, è necessario che nei confronti della società stessa (es. azienda che si occupa dei servizi di guardiania) venga predisposta una nomina a responsabile del trattamento ex art.28 del GDPR.
• Formazione dei soggetti incaricati, così come previsto dall’art. 29 del GDPR. Infatti, qualora un trattamento sia effettuato sotto l’autorità del titolare del trattamento o del responsabile, il soggetto identificato, non può trattare i dati se non è istruito adeguatamente dal Titolare del trattamento. È opportuno che, il titolare del trattamento, anche in virtù del Principio di Accountability, formi in modo puntuale i suoi incaricati.

Cose da evitare

Non è possibile redigere un elenco delle date di scadenza dei green pass o chiedere agli stessi se si sono sottoposti alla vaccinazione.

Non risulta, inoltre, essere possibile utilizzare strumenti di rilevazione diversi da quelli previsti attualmente (verifica C19).

Aggiornamento del 13 ottobre 2021: a seguito di nuove indicazioni da parte della Presidenza del Consiglio si definisce la possibilità di introdurre nuovi strumenti di verifica oltre al C19. Leggere le FAQ del governo per maggiori dettagli

Sanzioni

In caso di violazione di tale disposizione, sono previste sanzioni amministrative, irrogate dal Prefetto su contestazione di Pubblici Ufficiali. In particolare, sono previste sanzioni:

• per il lavoratore che acceda al posto di lavoro senza opportuno certificato;
• per il datore di lavoro che ometta di effettuare le dovute verifiche e/o di prevedere entro il 15 ottobre 2021 le modalità operative mediante cui effettuare dette verifiche e/o di individuare formalmente i soggetti incaricati alla verifica delle certificazioni.

Le sanzioni amministrative, di cui sopra, possono variare:

• Da 600 a 1.500 € per il lavoratore che accede ai luoghi di lavoro senza Green Pass (oltre a eventuali sanzioni disciplinari interne all’azienda)
• Da 400 a 1.000 € per il datore di lavoro che non sia in grado di dimostrare l’avvenuta verifica (anche a campione) del possesso del Green Pass (salvo che il fatto costituisca reato)

Green pass e legge privacy, una questione da “trattare con cura”

È necessario che l’argomento relativo alla verifica del Green Pass non sia preso alla leggera, ma che sia considerato con attenzione per evitare “scivoloni”.

Implementare un sistema di gestione privacy, comprensivo di procedure ad hoc, permette di gestire casistiche eccezionali come questa con tempestività ed estrema consapevolezza.

Affidarsi a consulenti esperti, in costante aggiornamento, è di fondamentale importanza per non trovarsi impreparati e soprattutto per non rischiare di incorrere in sanzioni!