Decreto Trasparenza: le novità

Il Decreto Legislativo 27 giugno 2022, n. 104, che costituisce l’attuazione della Direttiva (UE) 2019/1152 relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell’Unione europea, meglio conosciuto come il Decreto Trasparenza, è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il 29 luglio 2022, ed è entrato in vigore il 13 agosto.

Lo stesso introduce una serie di oneri a carico del datore di lavoro con riferimento alle diverse tipologie di contratto di lavoro, obbligando le imprese a mettere mano ai propri contratti di lavoro, introducendo una serie di informazioni particolareggiate, le quali, sino ad ora, erano indicate nel CCNL cui il contratto con il dipendente rinviava.

Non solo. Al di là delle numerose modifiche di carattere generale lato privatistico e giuslavoristico, il legislatore nazionale ha deciso di andare oltre, introducendo nel D. Lgs. 152/1997 l’articolo 1-bis (Ulteriori obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati), con ciò determinando l’implementazione di tutta una serie di adempimenti privacy per il datore di lavoro.

Novità per il Datore di Lavoro

In particolare “Il datore di lavoro o il committente pubblico e privato è tenuto a informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o   mansioni   nonché   indicazioni   incidenti   sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori”, nonché  “ll datore di lavoro o il committente sono tenuti a integrare l’informativa con le istruzioni per il lavoratore  in  merito  alla sicurezza dei dati e l’aggiornamento  del  registro  dei  trattamenti riguardanti le attività di cui al comma 1, incluse le  attività di sorveglianza e monitoraggio. Al fine di verificare che gli  strumenti utilizzati per lo  svolgimento  della  prestazione  lavorativa  siano conformi alle disposizioni previste dal Regolamento Europeo privacy (2016/679) del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, il datore  di lavoro o il  committente  effettuano  un’analisi  dei  rischi  e  una valutazione  d’impatto  degli  stessi   trattamenti,   procedendo   a consultazione preventiva del  Garante  per  la  protezione  dei  dati personali ove sussistano i presupposti di  cui  all’articolo  36  del Regolamento medesimo”.

Quindi in caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o   mansioni   nonché   indicazioni   incidenti   sulla sorveglianza, valutazione, prestazioni ed adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori, occorre informarne il lavoratore.

Il concetto di processo decisionale automatizzato

Sul concetto di processo decisionale automatizzato vengono in aiuto le Linee guida sul processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche e sulla profilazione, adottate dal Gruppo di lavoro ex Art. 29 (oggi EDPB) ove si precisa che il processo decisionale esclusivamente automatizzato sia quello che consente di prendere decisioni impiegando mezzi tecnologici senza alcun coinvolgimento umano.

Da ciò si può desumere come i processi decisionali automatizzati dei quali informare i lavoratori siano quelli che si avvalgono di algoritmi e automatismi quali algoritmi tesi a scremare i curricula, algoritmi utilizzati per assegnare determinate mansioni sulla base di requisiti personali, software di monitoraggio dell’attività dei dipendenti, sistemi MES per la gestione del processo produttivo ove presenti algoritmi di monitoraggio.

Allo stato attuale, è in corso un ampio dibattito sul concetto di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati a cui fa il riferimento il decreto trasparenza, essendosi creati due filoni interpretativi: il primo  maggiormente restrittivo (in  coerenza con il GDPR e con le Linee guida sopra citate) che riportano la normativa all’alveo dei soli mezzi e sistemi decisionali privi dell’intervento umano mentre il secondo, maggiormente estensivo, ricomprende anche i sistemi parzialmente automatizzati, trovando applicazione a qualsiasi contesto lavorativo ove sia presente un sistema di valutazione interno anche non completamente automatizzato. Si auspica che a breve potremo avere maggiori certezze sull’interpretazione da adottare, come anticipato ad agosto nella circolazione n. 4/2022, dall’Ispettorato nazionale del lavoro (“Nel rinviare ad una analisi più dettagliata dei restanti contenuti dell’art. 1-bis ad una successiva nota esplicativa, è opportuno qui evidenziare che le informazioni e i dati sono comunicati “in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico”).

Le tempistiche

A livello di tempistiche, il datore di lavoro è tenuto a:

• informare i lavoratori circa l’utilizzo dei sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati. Per i rapporti di lavoro già instaurati alla data dell’ 1.08.2022, l’informazione va fornita entro 60 giorni ( 16 decreto trasparenza “Il datore di lavoro o il committente, su richiesta scritta  del lavoratore gia’ assunto alla data del 1° agosto  2022,  e’  tenuto  a fornire, aggiornare o integrare entro sessanta giorni le informazioni di cui agli articoli 1, 1-bis, 2  e  3  del  decreto  legislativo  26 maggio 1997, n.152, come  modificati  dall’articolo  4  del  presente decreto”). Per i rapporti di lavoro non ancora instaurati, gli obblighi si applicano a partire dal 13.8.2022. L’obbligo “informativo” è assolto mediante la consegna al lavoratore, all’atto dell’instaurazione del rapporto di lavoro e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, alternativamente:

1. a) del contratto individuale di lavoro redatto per iscritto;
2. b) della copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro di cui all’articolo 9-bis del  decreto-legge  1° ottobre 1996, n. 510, convertito, con modificazioni, dalla  legge  28 novembre 1996, n. 608.
3. c) se le informazioni richieste non fossero disponibili, in ogni caso, sono fornite per iscritto al lavoratore entro i sette giorni successivi all’inizio della prestazione lavorativa

• informare i lavoratori per iscritto di ogni modifica incidente sulle informazioni fornite ai sensi del comma 2 art 1 bis, che comportino variazioni delle condizioni di svolgimento del lavoro almeno 24 ore prima;
• trasmettere i dati richiesti dal lavoratore e rispondere per iscritto entro trenta giorni dalla richiesta di accesso del lavoratore (direttamente o tramite rappresentanze sindacali)
• trasmettere, aggiornare o integrare le informazioni di cui art. 1 bis al lavoratore, già assunto alla data del 1° agosto 2022, che ne fa richiesta scritta, entro 60 giorni dalla richiesta.

Adempimento privacy del decreto trasparenza

Dal punto di vista operativo, dalla lettura del testo del decreto emergono i seguenti adempimenti, lato “legge privacy”, in capo al datore di lavoro:

1. Redazione di una nuova informativa;
2. Conduzione dell’analisi dei rischi;
3. Valutazione di impatto (DPIA), procedendo a consultazione preventiva del Garante per la protezione dei dati personali ove sussistano i presupposti di cui all’articolo 36 del Regolamento medesimo.
4. Aggiornamento del registro dei trattamenti riguardanti attività di sistemi decisionali automatizzati e monitoraggio e sorveglianza.
5. Aggiornamento della lettera di incarico ex art. 29 GDPR, con indicazioni delle ulteriori misure di sicurezza.

Ricordiamo che quanto previsto dallo Statuto dei lavoratori rimane fermo quindi gli adempimenti ivi indicati continueranno a trovare applicazione (“Resta fermo quanto disposto dall’articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300.”).

Le sanzioni

Dal punto di vista sanzionatorio, si rileva come il ritardo, l’incompleto o l’inesatto assolvimento degli obblighi di cui sopra, comporta per il datore di lavoro le sanzioni di cui all’articolo 19, comma 2, del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276 (sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 750 euro “per ciascun mese di riferimento”).

La sanzione va quindi applicata per ciascun mese in cui il lavoratore svolga la propria attività in violazione degli obblighi informativi in esame da parte del datore di lavoro o del committente. Trattasi di un sistema sanzionatorio per fasce cosicché, ferma restando la sua applicazione per ciascun mese di riferimento, se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori la sanzione amministrativa è da 400 a 1.500 euro. Se invece la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori, la sanzione va da 1.000 a 5.000 euro e non è ammesso il pagamento in misura ridotta e pertanto neanche la procedura di diffida ex art. 13 del D.Lgs. n. 124/2004.

Da ultimo, se la comunicazione delle medesime informazioni e dati non viene effettuata anche alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria o, in loro assenza, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, trova applicazione una sanzione amministrativa pecuniaria, anch’essa diffidabile, da 400 a 1.500 euro per ciascun mese in cui si verifica l’omissione.

La sanzione può essere erogata dall’Ispettorato territoriale del lavoro, previa denuncia da parte del lavoratore, compiuti i necessari accertamenti ispettivi.

Le novità apportate dal decreto sono molteplici, tuttavia, non sempre portano ad una maggiore chiarezza del panorama legislativo. Per tale motivo si attende, con fervore, la nota esplicativa dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

Leggi il nostro aggiornamento di settembre 2022

Chiarimenti del Decreto Trasparenza